Safe HR

نظام أرشفة ذكي مدمج داخل البيئة التشغيلية للموارد البشرية: ● الأرشفة الديناميكية: إمكانية رفع وربط المستندات بجميع الصيغ (PDF, Word, Excel, Images) مباشرة بالمعاملة الخاصة بها (مثل إرفاق السيرة الذاتية بطلب التوظيف، أو التقرير الطبي بطلب الإجازة المرضية). ● نظام الإنذار المبكر الذكي: تتبع حي ومستمر لتواريخ صلاحية الوثائق الرسمية (الهوية، جواز السفر، الإقامة، رخص القيادة). كما تتيح المنصة إضافة وثائق مخصصة حسب طبيعة العمل مثل (تراخيص مزاولة المهنة للأطباء/المهندسين، تصريح دخول المنشآت الحيوية)، مع إمكانية جدولة التنبيهات قبل مدة كافية عبر إشعارات النظام، أو تطبيق الموبايل، أو عبر القنوات التفاعلية مثل (التليجرام).

يتحول النظام هنا إلى مستشار استراتيجي يساعدك في بناء فريق عملك المستقبلي بناءً على البيانات الدقيقة: ● تحليل الفجوة والقدرة الاستيعابية: بمقارنة الهيكل التنظيمي المعتمد مع الوظائف المشغولة فعلياً، يحدد النظام لحظياً نسب الإشغال، العجز، أو الفائض في كل إدارة وقسم. ● التنبؤ الذكي بالدوران الوظيفي :(Turnover Forecasting) يحلل النظام معدلات الاستقالات والمغادرة التاريخية مصنفة حسب (الوظيفة، الإدارة، الجنسية، سنوات الخدمة)، مما يتيح التنبؤ بعدد الموظفين المتوقع مغادرتهم وإخطار إدارة التوظيف للبدء في الاستقطاب الاستباقي قبل حدوث الفراغ الفعلي. ● رحلة التوظيف المؤتمتة: تبدأ من رفع مدير الإدارة لطلب الاحتياج إلكترونياً، مروراً بفرز السير الذاتية في قاعدة البيانات، وصولاً إلى إصدار عروض العمل الرقمية (Job Offers) التي تشمل التفاصيل المالية والامتيازات. ● التحول التلقائي للمرشح: بمجرد اعتماد العرض وقبوله من المرشح، يقوم النظام بنقرة زر واحدة بتحويل بياناته تلقائياً إلى موظف جديد (نظامي أو مؤقت حسب نوع العرض)، وإنشاء ملفه الإلكتروني، وتحويل عرض العمل إلى مسودة عقد توظيف جاهزة للمراجعة.

● الهيكلة الشجرية المتعددة: دعم بناء هياكل تنظيمية معقدة (الإدارة العامة، فروع متعددة، قطاعات، إدارات، وأقسام، ووحدات تنظيمية). ● بطاقات الوصف الوظيفي المعيارية: تحديد دقيق للمسمى، والمهام، والمؤهلات المطلوبة لكل وظيفة لضمان تكافؤ الفرص و وضوح المسؤوليات. ● هندسة الأجور والمنافع: وضع حد أدنى وحد أعلى (Salary Grading) لكل درجة وظيفية (الأساسي، البدلات، والمزايا الرمزية)، وهو ما يضمن الحوكمة المالية ويمنع العشوائية عند نقل موظف من وظيفة إلى أخرى أو منح العلاوات.

● تقييم الأداء الشامل: نظام تقييم متطور لا يركز فقط على الماضي، بل يضع مستهدفات للفترة القادمة (KPIs & OKRs). تتيح المنصة تصميم نماذج تقييم مخصصة ومختلفة لكل فئة وظيفية (مثل تقييم موظفي المبيعات بناءً على الأرقام، وتقييم المهندسين بناءً على جودة المشاريع). ● خريطة التطوير والتحسين: يحدد النظام نقاط القوة وفرص التحسين، ويربط مخرجات التقييم تلقائياً بخطة التدريب. وفي الدورة التالية، يقوم النظام بمقارنة الأداء الفعلي بالمستهدف السابق لقياس مدى استجابة الموظف ونجاح البرنامج التدريبي. ● إدارة التدريب الشاملة: تسجيل الدورات (الداخلية والخارجية)، رصد الدرجات والشهادات في ملف الموظف، والربط مع المالية لسداد المستحقات لمراكز التدريب، مع قياس العائد على الاستثمار التدريبي (ROI).

● حوكمة كاملة للقروض والسلف الوظيفية، و جدولة الأقساط (قسط ثابت، نسبة من الراتب، أو جدول متفق عليه)، مع ميزات إعادة الجدولة أو السداد النقدي المبكر. ● تحديث فوري للأرصدة والمتبقي من خلال تقارير تفصيلية تسهم في اتخاذ القرارات المالية. ● مرونة كاملة في متابعة السلف؛ إما من خلال نظام السلف الداخلي التابع للموارد البشرية أو عبر الربط المباشر مع النظام المالي وفقاً لآلية العمل المتبعة في الشركة.

تجميع البيانات من قنوات متعددة لضمان دقة احتساب ساعات العمل الفعلية: ● الربط المباشر مع أجهزة البصمة بمختلف أنواعها ومواقعها. ● الربط مع تطبيق الهاتف المحمول عبر الخرائط وتحديد المواقع للفرق الميدانية. ● شاشات مخصصة للإدخال والتصحيح اليدوي من قبل المشرفين وصناع القرار. ● ميزة الإدخال المباشر والسريع من واقع كرت الدوام عند احتساب راتب الموظفين

● مصمم لاعتماد المعاملات (إجازات، سلف، تكليفات) دون الحاجة لأي توقيع ورقي. يتميز المحرك بالذكاء؛ حيث يوجه الطلب تلقائياً بناءً على (نوع الطلب، الهيكل التنظيمي، الإدارة، المسمى الوظيفي، أو حتى الصلاحيات المالية الممنوحة للمدير)، مع إمكانية تتبع حالة الطلب في كل مرحلة.

تطبيق متطور (iOS & Android) يضع الشركة في جيب الموظف (النظامي والمؤقت)، ويمنحهم استقلالية تامة تقلل الضغط على قسم الموارد البشرية بنسبة تصل إلى 70%: ● الحضور والانصراف الذكي الجغرافي :(Geo-Fencing) تفعيل ميزة إثبات الحضور عبر الهاتف فقط عندما يكون الموظف متواجداً داخل النطاق الجغرافي المحدد للشركة أو داخل النطاق المحدد لموقع المشروع/العميل الخارجي. ● بوابة الخدمات الذاتية :(Self-Service) يتوجّب من خلالها الموظف تقديم طلبات (الإجازات، السلف، العلاوات، تقديم الاستقالة، الاستفسار عن كشف الراتب، ومتابعة دورة الموافقات على طلباته لحظة بلحظة). ● مركز التعاميم والقرارات: الاطلاع الفوري على القرارات الإدارية والتعاميم الموجهة له من الإدارة. ● نظام التنبيهات الذكي: إشعارات فورية على الهاتف تنبه الموظف أو المدير بقرب انتهاء الوثائق الرسمية أو عقود العمل.

يوفر النظام شاشات بيانية تفاعلية ورسوم بيانية محدثة لحظياً تدعم الإدارة العليا في التخطيط واتخاذ القرار: ● خريطة القوى العاملة: توزيع الموظفين حسب الفروع، الجنسيات، الأعمار، والنوع الاجتماعي، ونوع التعاقد (نظامي/مؤقت). ● تتبع الدوام الفوري: معرفة الموظفين المتواجدين على رأس العمل في الفروع أو المشاريع، الموظفين في إجازة، وتواريخ العودة المتوقعة لتنسيق سير العمل. ● لوحة الرقابة والمخاطر: مراقبة العقود والوثائق الرسمية التي أوشكت على الانتهاء، ومراقبة معدلات الدوران الوظيفي ومؤشرات الأداء (KPIs) العامة للشركة.

لا يعمل Safe HR كجزيرة معزولة، بل يتكامل بعمق مع النظام المالي والحسابات العامة للمنشأة ليوفر القيود المؤتمتة التالية: ● توليد القيود التلقائي: قيود الرواتب، قيود استحقاقات التأمينات الاجتماعية والضرائب. ● مرحلة المخصصات المحاسبية: احتساب وتقييد مخصصات الإجازات ومخصصات مكافآت نهاية الخدمة (التزامات الشركة المنافعية) شهرياً وبشكل تراكمي آلي. ● التوزيع الدقيق للتكاليف: تحميل ونشر الرواتب ونفقات التشغيل (للموظفين النظاميين أو المؤقتين) بدقة على (مراكز التكلفة، المشاريع، أو الإدارات المعنية)، مما يضمن للمدير المالي الحصول على تقارير ربحية وتكلفة فعلية دقيقة لكل مشروع أو قطاع في الشركة على حدة.

من النادر أن تجد نظاماً يفهم الاختلاف الجذري بين نوعية العمالة داخل المنشأة، لذلك يقدم Safe HR حلولاً ذكية تفصل وتدير نوعين من دورات العمل بكفاءة مطلقة: ● دورة الموظفين النظاميين (على ملاك الشركة): دورة مستدامة تدير التوظيف طويل الأجل، العقود السنوية، سلم الرواتب المعياري، التدرج والمسار الوظيفي، تقييم الأداء المستند للجدارات والمستهدفات (KPIs)، مخصصات نهاية الخدمة والتأمينات الاجتماعية، وحزمة المزايا والبدلات الكاملة والتطوير المهني المستمر. ● دورة الموظفين الخارجيين والمؤقتين: دورة مرنة مخصصة لعمالة المشاريع، المقاولين المستقلين، أو موظفي الطرف الثالث. تركز على: o احتساب مالي مرن (بالساعة، باليوم، أو بنظام القطعة/الإنتاجية) بعيداً عن سلم الرواتب التقليدي. o عزل الحسابات والمسيرات الخاصة بهم محاسبياً لسهولة تحميل تكاليفهم مباشرة على "مركز تكلفة المشروع" دون خلطها بمصاريف الموارد البشرية التشغيلية للشركة. o إدارة وثائقهم وتصريحهم الأمنية والمهنية الخاصة بمواقع العمل بشكل منفصل لضمان الامتثال التام.